问excel 常用函数及用法 办公实战全套讲解

excel 常用函数及用法是表格自动化计算的核心基础，办公人员日常做报表 台账 汇总表 数据核对，绝大多数工作都可以依靠这些内置函数完成，excel 常用函数及用法按照功能划分为统计求和 查找引用 逻辑判断 文本处理 日期计算 数学运算六大类别，每个函数都有固定语法 参数规则 适用场景，输入公式必须以等号开头，参数之间使用英文逗号分隔，新手学习 excel 常用函数及用法的时候，最核心的难点是区分相对引用和绝对引用，下拉填充公式的时候相对引用会自动改变单元格位置，固定数据源区域就需要设置绝对引用，同时还要掌握参数顺序 数据类型匹配 报错排查，很多公式出错并不是函数本身不会，而是括号遗漏 中文标点 条件格式不匹配这类基础细节问题，熟练之后还可以把多个函数嵌套组合，把单函数升级成复合公式，处理跨表匹配 多条件判定这类复杂业务，不同版本 excel 存在函数兼容差异，新版动态数组函数在旧版本无法运行，优先掌握全版本通用的经典函数，再学习新版升级函数，学习效率会更高。

统计求和类函数及用法

sum 函数

语法 sum 数值区域

用途 对选定区域内全部数字累加，文本 空白单元格自动跳过

实操步骤

第一步 选中要输出结果的空白单元格

第二步 输入等号和 sum，在括号内拖动鼠标选中需要计算的区域

第三步 按下回车得到总和，下拉填充批量计算同类型数据

sumif 单条件求和

语法 sumif 条件区域 条件 求和区域

用途 只累加满足单个筛选条件的数据，比如统计指定部门总销售额

要点 条件区域和求和区域行列范围保持对齐，文本类条件需要添加英文引号

sumifs 多条件求和

语法 sumifs 求和区域 条件区域 1 条件 1 条件区域 2 条件 2

用途 同时满足多个条件再执行求和，例如统计某部门某月份销售额

要点 参数顺序和 sumif 不一样，求和区域放在第一位，是高频易错点

countif 单条件计数

语法 countif 统计区域 条件

用途 统计区域内符合条件单元格数量，比如统计不及格人数

countifs 多条件计数

语法 countifs 条件区域 1 条件 1 条件区域 2 条件 2

用途 多条件同时成立，统计单元格个数

average 平均值函数

语法 average 数值区域

用途 计算选中数字算术平均值，空白单元格不计入运算

max 函数 min 函数

语法 max 区域 min 区域

用途 max 提取区域最大值，min 提取区域最小值

查找引用类函数及用法

vlookup 纵向查找函数

语法 vlookup 查找值 数据表区域 返回列序号 匹配类型

用途 根据关键字在区域首列查找，向右返回对应列数据

实操步骤

第一步 确定查找关键字所在单元格

第二步 框选完整数据源区域，按 F4 设置绝对引用，避免下拉区域偏移

第三步 填写目标数据在选中区域内的列序号

第四步 匹配类型填写 0 代表精确匹配，日常业务基本都用精确匹配

限制 关键字必须在选中区域第一列，仅支持向右查找

xlookup 新版查找函数

语法 xlookup 查找值 查找区域 返回区域 找不到时返回值 匹配模式

用途 解决 vlookup 缺陷，支持向左查找，不需要计算列序号

要点 仅新版 excel 支持，旧版本打开会出现报错

index 搭配 match 组合

index 语法 index 区域 行序号 列序号

match 语法 match 查找值 查找区域 匹配类型

组合逻辑 match 计算关键字在区域中的位置序号，index 根据序号提取单元格内容，跨版本通用，支持双向查找

逻辑判断类函数及用法

if 函数

语法 if 判断条件 成立返回值 不成立返回值

用途 条件分支判定，例如成绩大于 60 判定及格，否则判定不及格

要点 支持多层嵌套实现多等级判断，嵌套层数过多会降低公式可读性

iferror 函数

语法 iferror 原公式 出错显示值

用途 捕获公式报错，把 N/A VALUE DIV/0 错误替换成空白或者自定义提示，报表美化防错必备

and 函数 or 函数

and 语法 and 条件 1 条件 2

and 需要全部条件同时成立，结果为真

or 语法 or 条件 1 条件 2

or 只要任意条件成立，结果为真

一般和 if 嵌套搭配使用

文本处理类函数及用法

left 函数 right 函数 mid 函数

left 语法 left 文本 提取字符数，从左侧截取文字

right 语法 right 文本 提取字符数，从右侧截取文字

mid 语法 mid 文本 起始位置 提取字符数，从中间位置截取文字

用途 提取身份证出生日期 拆分编号 截取固定字符

len 函数

语法 len 文本

用途 统计单元格字符总长度，包含空格

trim 函数

语法 trim 文本

用途 删除多余隐形空格，只保留单词之间单个空格，解决 vlookup 匹配失败问题

substitute 函数

语法 substitute 原文本 旧内容 新内容

用途 按文字内容进行替换，修改单元格里面指定文字

日期时间类函数及用法

today 函数 now 函数

today 语法 today 无参数，自动读取系统当日日期

now 语法 now 无参数，读取系统当前日期加时间

特点 每次打开表格自动刷新数值

year 函数 month 函数 day 函数

year 语法 year 日期单元格，提取年份

month 语法 month 日期单元格，提取月份

day 语法 day 日期单元格，提取日

datedif 函数

语法 datedif 起始日期 结束日期 单位代码

单位代码 y 代表整年 m 代表整月 d 代表天数

用途 计算工龄 账期 年龄，函数列表不会自动提示，需要手动完整输入

数学运算类函数及用法

round 函数

语法 round 数值 保留小数位数

用途 四舍五入保留指定小数位，解决浮点小数显示误差

int 函数

语法 int 数值

用途 向下取整，去掉小数部分

mod 函数

语法 mod 被除数 除数

用途 求余数，常用来判断奇偶，搭配 if 做周期判断

excel 常用函数及用法对照表

【常见问题】

问题 1 excel 常用函数及用法里面下拉公式数据源区域偏移怎么解决

回答 1 excel 常用函数及用法当中，下拉填充出现区域偏移是相对引用导致，把固定数据源区域按 F4 设置绝对引用锁定，下拉的时候引用区域就不会变动。

问题 2 excel 常用函数及用法 vlookup 出现 N/A 错误怎么排查

回答 2 excel 常用函数及用法里面 vlookup 报 N/A，代表没有匹配到关键字，一般是单元格存在隐形空格或者文本数字格式不一致，可以使用 trim 函数清理空格，统一单元格格式后重新匹配。

问题 3 excel 常用函数及用法支持多个函数嵌套吗

回答 3 excel 常用函数及用法支持嵌套，把一个函数运算结果作为另一个函数参数，典型是 iferror 嵌套 vlookup，查找失败不显示错误值改成空白提示，写完公式要核对括号是否配对。

问题 4 excel 常用函数及用法 sumif 和 sumifs 容易混淆怎么办

回答 4 excel 常用函数及用法里面 sumif 是条件区域在前，sumifs 求和区域放在最前面，书写时参数顺序填反就会计算错误，写公式时重点区分两个函数参数排列顺序。

【免责申明】

本文 excel 常用函数及用法基于微软 Excel 通用版本演示，部分新版函数旧版本不支持，公式标点必须使用英文半角符号，中文标点会直接报错，本文仅作教学参考，业务数据计算请自行校验结果，因公式编写失误造成数据错误，不承担相关责任。